Szkolenia

„Audyt dokumentacji pracowniczej, w tym przed przejściem na dokumentację elektroniczną (przegląd stanowisk, pomocnicze wzory dokumentów)”

Adres:
Internet (bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania).
Trener:

Monika Frączek - prawnik, specjalista prawa pracy, przez ponad 16 lat główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Absolwent Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Konsultant i doświadczony wykładowca, współpracuje wydawnictwami, kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi w kwestiach dotyczących praktycznych zagadnień prawa pracy, w szczególności z zakresu czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem zasad przetwarzania danych osobowych kandydatów i pracowników, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uprawnień rodzicielskich oraz innych aktualnych zagadnień. Autorka i współautorka artykułów i poradników z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających.

Termin:
17 cze 2021 09:00-15:00
Opis szkolenia:
  1. Jak powinny być prowadzone akta osobowe, w szczególności:
    • Czy dokumenty w aktach osobowych koniecznie trzeba układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
    • Czy akta muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów i jak go w razie potrzeby poprawiać?
    • Jak się potwierdza dokumenty przedkładane pracodawcy do akt?
    • Czy można mieć elektroniczną podczęść w aktach osobowych, jeżeli całe akta są papierowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
    • Czy taki sam ma być układ akt pisemnych i elektronicznych?
    • Czy przed elektronizacją można mieć akta ułożone w porządku chronologicznym, a po elektronizacji ułożone w podczęści?
    • Czy warunkiem przejścia na dokumentację elektroniczną jest złożenie druku ZUS OSW i ZUS RIA?
    • Czy przejście na dokumentację elektroniczną ma wpływ na okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
    • Kto powinien mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (przykładowy wzór upoważnienia)?
  2. Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych zgodnie z wykładnią?
    • Jakie dane powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza)?
    • Czy można nie mieć kwestionariusza osobowego/oświadczenia o danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie? Czy w części A akt osobowych można przechowywać CV, przekazane przez nowego pracownika na etapie rekrutacji? Jeżeli tak, to na jakich warunkach?,
    • Jakie dokumenty i na jakich zasadach gromadzi się w części A akt osobowych w związku z wstępnymi badaniami profilaktycznymi? Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy to mają być oryginały czy kopie (stanowisko Ministerstwa Pracy),
    • Czy skierowania na badania wstępne mogą być elektroniczne? Czy orzeczenie o zdolności do pracy może być elektroniczne? Jak dołączyć e-skierowania i e-orzeczenia do papierowych akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
    • Czy w części A akt osobowych można przechowywać dokumenty pracownika – cudzoziemca? (stanowisko UODO)
    • Czy można przechowywać kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje? (stanowisko UODO),
    • Czy umowę przedwstępną przechowuje się w części A akt osobowych? Czy trzeba przechowywać listy motywacyjne i intencyjne? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
  3. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z wykładnią? w tym:
    • Jakie dane osobowe powinien zawierać kwestionariusz osobowy/oświadczenie o danych pracownika? (omówienie praktycznego wzoru kwestionariusza osobowego pracownika),
    • Czy w kwestionariuszu można pobierać daną o adresie urzędu skarbowego pracownika? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
    • Czy trzeba pozyskiwać i przetwarzać dodatkowe dane od osoby zawiadamianej w razie wypadku? Czy trzeba w tym celu tworzyć nowy dokument? (omówienie praktycznego formularza dla osoby zawiadamianej w razie wypadku),
    • Jakie dokumenty trzeba utworzyć na dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe? Czy takie dokumenty można trzymać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
    • Jakie dokumenty związane z egzekucją z wynagrodzenia i dobrowolną zgodą na potrącenia trzeba przechowywać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
    • Czy w części B akt osobowych można gromadzić dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika? (stanowisko UODO),
    • Czy w części B akt osobowych można przechowywać orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
    • W jakim przypadku pracownicy powinni mieć przechowywane w części B akt osobowych kopie dyplomów ukończenia szkół i kopie świadectw pracy od poprzedniego pracodawcy?
    • Jak powinno brzmieć i kiedy powinno być pozyskiwane do akt osobowych oświadczenie z art. 1891 Kodeksu pracy? Jakich informacji się w nim nie wpisuje? (omówienie praktycznego wzoru tego dokumentu),
    • Jakie dokumenty związane z ustaleniem stażu pracy pracownika lub związane z korzystaniem ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy można gromadzić w części B akt osobowych? (przykładowy wykaz)
    • Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej należy gromadzi się w części B akt osobowych? (omówienie praktycznych wzorów przydatnych dokumentów i oświadczeń),
  4. Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych zgodnie z wykładnią? W szczególności:
    • czy do każdego świadectwa pracy musi być sporządzana dodatkowa informacja dotycząca dokumentacji pracowniczej? (omówienie praktycznego wzoru takiej informacji),
  5. Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych? 
    • Ile ich może być i jak powinny być układane?
    • Ile czasu dokumenty muszą być trzymane w tej części akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa?
    • Czy trzeba przenumerowywać podczyści w części D akt osobowych w związku z usunięciem kary porządkowej? (stanowisko PIP),
  6. Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy? w tym:
    • Jakie dokumenty gromadzi się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? Jakich dokumentów nie można w niej umieszczać? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
    • Jakie dokumenty gromadzi się w związku z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych? Czy można trzymać z nimi jeszcze jakieś inne dokumenty? Czy w tym samym miejscu przechowuje się dokumenty dotyczące dodatkowych urlopów wypoczynkowych np. z tytułu niepełnosprawności?,
    • Jakie dokumenty można trzymać w dokumentacji pracowniczej razem z listą płac?
  7. Czy trzeba robić audyt dokumentacji pracowniczej i jak się postępuje z nieaktualnymi danymi w kwestionariuszach osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO); 
    • Jak audyt dokumentacji pracowniczej powinien przebiegać w praktyce?
  8. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów?
    Gdzie mają leżeć deklaracje dotyczące PPK? Ile czasu i gdzie przechowywać zwolnienia lekarskie? (wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska MRPiPS, ZUS, UODO),
  9. Jakich dokumentów nie powinno się w ogóle kopiować, a tylko pozyskiwać do wglądu? (stanowisko UODO).
Warunki uczestnictwa:

Koszt udziału w szkoleniu dla jednej osoby to 350 zł netto  i obejmuje  udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe (prześlemy na wskazany adres e-mailowy w formie elektronicznej), certyfikat potwierdzający uczestnictwo w formie elektronicznej. Po dokonaniu płatności wyślemy do Państwa na wskazany adres e-mailowy link, po kliknięciu którego od razu połączą się Państwo z właściwym „pokojem” szkoleniowym.

Mamy wdrożony system zarządzania jakością według normy ISO 9001.

Termin nadsyłania zgłoszeń:
15.06.2021
 

Zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu


* Pola wymagane
Lista uczestników